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关于肇庆市、端州区两级不动产登记中心问题的调研报告

时间:2017-12-08 12:58:25 来源:肇庆市社科联

根据《国务院机构改革和职能转变方案》、《中央编办关于整合不动产登记职责的通知》(中央编办发〔2013〕134号)和《国土资源部中央编办关于地方不动产登记职责整合的指导意见》(国土资发〔2015〕50号)以及《国土资源部住房城乡建设部关于做好不动产统一登记与房屋交易管理衔接的指导意见》(国土资发〔2015〕90号)等文件要求,我市先后整合成立了肇庆市国土资源局不动产登记局、肇庆市不动产登记中心和端州区不动产登记中心等不动产登记机构。目前市本级以及端州区均设不动产登记中心,均承担端州城区不动产登记服务工作,存在职能重叠,业务“打架”现象,并由此引发一系列问题,亟待研究解决。对此,按照市委开展“解放思想,实干兴肇”教育实践活动要求,结合工作实际,我局开展了不动产登记管理工作展开专题调研,通过到清远、惠州市对标学习先进经验,并经与端州区府、市人社局等协商,深入查摆问题,分析原因,找准症结,提出了促进我市不动产登记工作的对策建议,现将专题调研情况报告如下:

一、基本情况

(一)机构成立以及职能情况。

1、成立市国土资源局不动产登记局。2015年5月15日,根据《关于设立市国土资源局不动产登记局等问题的复函》(肇机编办〔2015〕41号)和《肇庆市机构编制委员会关于整合不动产登记职责的通知》(肇机编〔2015〕5号),我市成立了肇庆市国土资源局不动产登记局,为市国土资源局的内设机构,承担市级原由相关部门分散承担的房屋、土地、林地等不动产登记职责,负责指导和监督全市不动产登记工作。

2、成立市不动产登记中心。2015年12月25日,根据《关于设立肇庆市不动产登记中心的通知》(肇机编办〔2015〕156号),我市成立了肇庆市不动产登记中心(市国土资源信息中心),整合市国土资源信息中心(市国土资源局档案馆)、市房产档案馆的房产登记管理职责,为市国土资源局下属正科级公益一类事业单位,其主要任务是:受市不动产登记局委托,承担市本级的土地、房屋、林地等不动产登记发证的具体工作等。

3、成立端州区不动产登记中心。2016年9月,根据《关于组建端州区不动产登记中心有关事项的通知》(端机编[2016]5号)精神,成立了端州区不动产登记中心,为副科级一类公益事业单位,受肇庆市国土资源局委托,由肇庆市国土资源局端州分局具体指导开展工作,主要负责端州区属不动产登记工作(房屋登记部分)。

(二)人员编制及经费来源。

1、市不动产登记中心:市不动产登记中心(市国土资源信息中心)核定事业编制20名(包括市国土资源信息中心原有编制6名,从市房产档案馆划转编制4名,另从市土地开发整理中心划转空编1名、从市直事业编制总量内调剂9名空编),设主任2名(含信息中心主任1名),副主任3名,经费按财政补助一类拨付,由市财政核拨。同时,市房地产交易中心(企业性质)47名从事房产登记相关工作的人员划转至市不动产登记中心,由市不动产登记中心注册成立1家国有企业肇庆市国源不动产登记服务中心承接其劳动人事关系。该47人每年所需工作经费约为440万元,由市政府统筹解决,并列入财政年度预算。

2端州区不动产登记中心:端州区不动产登记中心核定事业编制17名,现有在编人员17人,合同制职工10名,均由原端州区住建局房屋交易所在职人员选拔过渡。暂时未有经费预算,所需人员经费由端州区政府保障。

(三)业务量及办公场所。

1、业务量:市不动产登记中心承担市本级(端州区)不动产首次登记、转移登记、注销登记、抵押登记、变更登记、更正登记、异议登记、预告登记、查封登记等不动产登记事项。2016年登记发证业务量达3.5万宗,查档业务10万宗,合计年业务量约为13.5万宗,不动产登记收费573万元。端州区不动产登记中心业务量约占全区不动产登记(房屋部分)三分之一,其中涉及登记发证每年约2.5万宗,查档业务每年约3万宗,合计年业务量约为5.5万宗。按照往年业务收费估算,不动产登记收费每年约400万元。

2、办公场所及档案库房:市不动产登记中心设在肇庆市房地产交易中心2、3楼,暂时与市房地产交易中心共用办公用房。对外窗口设在3楼,共12个窗口,其中6个窗口负责不动产转移、抵押登记,2个窗口负责不动产发证,1个窗口负责收费,3个窗口负责不动产档案查询。房产档案已移交我局,但仍借存在市住建局档案馆,土地、林地档案分别在原单位保管,不动产登记档案则分散保管在市房地产交易中心大楼以及市国土资源局办公大楼1楼和3楼临时保管库房。端州区不动产登记中心设在端州区住建局2、3、8楼,暂与端州区住建局共用办公用房。设2个咨询窗口、5个收件窗口,1个发证窗口。原属端州区住建局档案馆存放的房屋登记档案管理权于2016年12月移交,暂时仍存放在原来的库房,新产生的不动产登记档案也相应指定了固定存放室。

二、存在问题

由于市、端州区两级不动产登记中心均承担端州区的不动产登记业务工作,职能重叠,群众在办理登记业务过程中无所适从。目前的做法是:不动产首次登记由权利人(或开发商)在市不动产登记中心和区不动产登记中心之间自由选择,一旦首次登记选定了办理机构后,接下来的后续业务包括抵押登记、转移登记、更正登记等均在首次登记机构办理。我局认为,目前的做法只是暂时解决问题,从长远而言,不利于端州区不动产登记工作的规范管理,更不便于群众办事。

(一)市、端州区两级登记机构登记职能重叠,增加群众办证难度。由于行政区域重叠的原因,市不动产登记中心与端州区不动产登记中心同时对肇庆市端州城区内的不动产行使登记职能,而这种登记主体的不确定性造成了办事群众的困扰,经常发生群众前往市不动产登记中心申办业务却被告知有关证书是端州区不动产登记中心核发,不能在市不动产登记中心办理;同时也有办事群众到端州区不动产登记中心申办业务却发现原始档案在市不动产登记中心,不能在端州区办理后续业务造成群众办证多头跑的现象。从全省横向比较来看,只有肇庆设市级和端州区不动产登记中心,共同办理城区具体登记业务。

(二)缺乏统一的不动产登记档案存放库房,影响工作效率和档案保管。目前市不动产登记中心土地登记档案5万册存放在市国土资源局,房产档案40万册存放在市房地产交易中心大楼,端州区不动产登记中心房产档案18万册存放在端州区住建局办公大楼,市不动产登记中心新产生的3万多册不动产登记档案分别存放在市房地产交易中心大楼和市国土资源局一楼和三楼的临时存放点。由于没有统一的档案库房,且大部分没有建立电子档案,在办理具体业务过程中,不动产登记中心工作人员需到不同的档案存放点办理档案借出手续进行查阅,严重影响办事效率。同时,档案借出后,工作人员在不同地点之间跑动,存在档案遗失风险。此外,不动产登记档案每月产生约3000份,每年以超过3万份的速度增长,市级和端州区不动产登记中心、市国土资源局档案存放点已接近饱和状态,且存放点不具备档案保管的基本条件,容易造成档案霉化损毁;市住建局所移交的40万册房产档案仍借存在市住建局档案馆,借存期1年已接近期满等。从提高工作效率和从规范档案管理的角度,均急需安排新的档案存放库房。

(三)办理登记流程和资料要求不统一,造成群众困惑。由于市、端州区两级不动产登记中心各自分设业务,具体业务界定和提交资料不尽相同,有些业务在市不动产登记中心可以办理,但在端州区不动产登记中心却不能办理,引发群众质疑。

(四)不动产登记系统原有基础数据质量差,影响了不动产登记系统的正常运转。由于不动产职能整合初期时间紧迫,为达到上级要求的发证时间,原国土、房管、林权的基础数据未按照不动产登记数据要求进行整合,现随着业务量的增长,基础数据差的弱点已充分暴露,不得不消耗大量人力物力进行数据工作,直接影响办件时效。省国土资源厅李俊祥副厅长在2016年9月底对我市不动产登记工作进行督导时指出:任何不动产登记平台都必须基于良好的数据质量,否则毫无意义,建议我市尽快开展数据整合工作。因此,市、端州区两级不动产登记机构的数据整合、完善工作已迫在眉睫。

(五)工作人员不足,办公条件差。市不动产登记中心(市国土资源信息中心)核定编制20名(空编10名,已有8名空编正在公开招聘),并从市房地产交易中心(企业性质)划转47名从事房产登记相关工作人员到岗(其中有2名职工将于2017年年底退休,近几年陆续有职工退休,市财政局明确该47人采取自然减少的形式,不再补员),按目前人员情况,难以应付13.5万宗的年业务量。而区不动产登记中心核定事业编制17名,现有在编人员17人,合同制职工10名,实际在岗27人。从办公条件方面看,市不动产登记中心仍在市房管局2-3楼办公,场所狭窄,档案库房空间严重不足。端州区不动产登记中心设在端州区住建局2、3、8楼,暂与区住建局共用办公用房。现前来市、端州区两级不动产登记中心办事的群众众多,等候办事的队伍常常排到办公楼外面,等候座椅和等候区域不足,容易引发群众的不满情绪。

综上所述,端州城区不动产登记工作存在着登记机构职能重叠、办公场所和档案管理分散、数据整合质量差、不动产登记系统运转不顺、工作人员不足等问题,这些问题叠加,导致端州城区不动产登记工作效率比较低,群众投诉时有发生,对整个端州城区的不动产登记工作产生不良影响。如端州区前段时间由于不动产登记系统流程设置不合理,不动产业务受理后,大量数据在初审阶段需要整合处理,导致审批缓慢,形成“堰塞湖”,致1000多宗不动产业务件积压未能办结,引起群众不满和投诉。虽然通过端州分局和技术单位积极沟通,端州区不动产登记系统流程设置问题已初步解决,所有积压件通过加班审批已大部分办结,但基础数据差等根本原因未能解决,不排除未来再发生系统故障的隐患。

三、对策建议

为进一步规范我市以及端州区不动产登记管理,提高办事效率,切实方便群众办事,建议市政府加大资金投入,从人员、编制、档案、办公场所等方面,尽快对市、区两级不动产登记中心进行全面整合,彻底解决市、区两级不动产登记管理“两张皮”问题。

(一)合并整合市级和端州区两级不动产登记中心。

1、建议整合成立端州区不动产登记中心。参考全省各地的做法,将市不动产登记中心的登记职能和人员编制整合到端州区不动产登记中心,由端州区不动产登记中心具体承办整个端州城区的不动产登记工作。

2、建议保留市国土资源信息中心(市国土资源局档案馆)。由于市国土资源信息中心仍然承担着我市“金土工程”的组织实施和国土资源信息数据管理以及不动产登记以外的档案管理工作,建议按不动产职能整合之前的做法和编制数,继续保留在市国土资源局。

3、建议成立肇庆市国土资源局端州分局不动产登记办公室。负责对端州区不动产登记中心进行业务指导。

两级机构整合后,不仅能从根源上解决市级、端州区不动产登记机构“两张皮”的问题,还能将原来分设在市和端州区的两班人马有效整合起来,在一定程度上解决人手不足的问题。为此,请求市政府协调,由市编办牵头,端州区政府和市国土资源局配合做好机构整合有关工作;涉及人员经费问题,由市财政局牵头,端州区政府和市国土资源局配合做好有关工作。

(二)增加不动产登记中心人员编制。市、端州区两级不动产登记中心共有事业编制37名,合同工10名,企业合同工47名,现实有人数84人。其中47名企业合同工属于自然减少性质,从2017年开始将不断有职工退休,且不能补员。从业务量来看,市、端州区两级年业务量约为19万宗(其中市级约13.5万宗,端州区约5.5万宗),随着企业合同职工人员的退休减少,人手会越来越紧张。从其他地市单位看,江门市不动产登记中心年业务量为20万宗,核定事业编制72名,自聘合同工54名,目前实有工作人员共计119人。而阳江市不动产登记中心年业务量约为6万宗,核定事业编制42名,合同制职员20名,目前,实际在岗在编人员90人,自聘合同工14人,实有工作人员共计104人。据此,建议增加不动产登记中心事业编制20名。

(三)整合安排办公场所和档案保管库房。市国土资源局办公大楼共14层,建筑总面积为10446平方米,实际可用面积为4524平方米。其中市土地储备中心占用2层共684平方米,市旅游局占用两层加两间办公室共784平方米,余下3056平方米由市国土资源局使用。市国土资源局综合档案室占用500平方米,由于大楼的建设不是以档案库房的标准进行设计和建设,楼板的承重受到限制,且目前该档案室馆藏10万卷(份),已达饱和状态。据此,建议市政府首先从解决当前的实际困难出发,综合考虑人员办公、便于群众办事、档案管理等因素,从市级和端州区现有的办公场所中整合调剂一个约为3000至4000平方米的场所,设置成整合后的不动产登记中心办公场所,临时解决办公用地、档案存放等问题。另外,由于市、端州区两级现共有不动产登记档案60多万册,每年增长超过3万册,从长远考虑,建议市政府在适当的时机研究筹建不动产登记办公楼(档案馆),充分考虑档案保管使用、电子信息技术用房、对外服务场所、配套服务场地(停车场)等需求,从软硬件上进一步提高不动产登记服务水平。

(四)加快推进完善基础数据建库和不动产登记档案扫描入库工作。电子档案扫描入库和基础数据建库工作是不动产登记管理的重要基础。首先,从不动产登记系统来说,该系统的运转必须依托整理完善后的房、地、图不动产标准基础数据库,没有数据库作为支撑,不动产登记系统只是空有“骨架”而没有“血肉”,根本运转不起来。其次,不动产登记档案查询业务每年工作量超过10万宗,公安、检察、法院、纪委等部门以及市委组织部领导干部有关事项核查均涉及到不动产档案查询。档案扫描入库,一方面有利于档案的长期保存和规范管理,另一方面,能有效提高档案查询工作效率,方便群众办事,也便于公安、检察、法院、纪委以及市委组织部提取数据。为此,请求市政府安排专项资金用于聘请专业队伍开展数据库建库工作和档案扫描入库工作(该项请示已专题报告市政府)。具体工作可由整合后的不动产登记中心、市国土资源局、市财政局共同负责。(肇庆市国土资源局